Henkilötietokäytäntö

Johdanto

Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi. Jos sinulla on lisäkysymyksiä tai haluat lisätietoja henkilötietojen käsittelystämme, ota meihin yhteyttä. 

 

Keitä olemme

Oslo Skin Lab -brändiä hallinnoi NutraQ Oy. NutraQ Oy toimii Oslo Skin Labiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä. NutraQ Oy on Suomessa rekisteröity yhtiö, jonka rekisteröity osoite on Esterinportti 1, 00240 Helsinki, Suomi. Kun tässä tietosuojaselosteessa viitataan Oslo Skin Labiin, sillä tarkoitetaan NutraQ Oy:tä rekisterinpitäjän ominaisuudessa. 

 
Keiden henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemme seuraavien henkilöiden henkilötietoja:

• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat (esimerkiksi verkkosivustomme ja sosiaalisen median profiiliemme kävijät sekä uutiskirjeen tilaajat)
• Muut meihin yhteyttä ottavat henkilöt

Miten käytämme henkilötietojasi

Seuraavassa taulukossa esitetään käsittelemämme henkilötiedot ja käsittelyn tarkoitukset, tietojen lähteet sekä käsittelyn oikeusperusteet. 

 

Käsittelyn tarkoitus	Henkilötietojen tyypit	Tietojen lähde	Oikeusperuste
Ostojen hallinnointi	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot ja asiakasviestinnän historia	Sinulta	Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Käyttäjätilisi hallinnointi	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot ja asiakasviestinnän historia	Sinulta	Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Kampanjoiden ja kilpailujen hallinnointi	Nimi, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä ja puhelinnumero	Sinulta ja mahdollisesti kolmansilta osapuolilta, jos suostumus on annettu	Oikeutettu etumme hallinnoida kampanjoita ja kilpailuja tai suostumuksesi, jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää. Pyydämme suostumuksen ennen kilpailun voittajan nimen tai muiden tietojen julkaisemista.
Kanta-asiakasohjelmien ja asiakkuuksien hallinnointi	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot ja asiakasviestinnän historia	Sinulta	Käsittely on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Markkinointiviestien lähettäminen tekstiviestillä, muulla viestillä tai sähköpostitse, mukaan lukien personoidut uutiskirjeet, tarjoukset ja muu markkinointisisältö	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot ja asiakasviestinnän historia	Sinulta ja mahdollisesti kolmansilta osapuolilta, jos suostumus on annettu	Hankimme suostumuksesi ennen markkinointiviestien, mukaan lukien personoidun markkinoinnin, lähettämistä silloin, kun laki sitä edellyttää. Voimme lain salliessa lähettää markkinointia nykyisille asiakkaille oikeutetun etumme perusteella.
Markkinointiviestintä puhelimitse	Nimi, puhelinnumero ja ostohistoria	Sinulta ja mahdollisesti kolmansilta osapuolilta, jos suostumus on annettu	Suostumuksesi, jos sovellettava markkinointilainsäädäntö sitä edellyttää, tai lain salliessa oikeutettu etumme markkinoida tuotteitamme, ottaen huomioon oikeutesi vastustaa käsittelyä.
Viestintä kanssasi (esimerkiksi laskutus- tai toimituspoikkeamista)	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot, asiakasviestinnän historia ja asiakastyytyväisyyspisteet	Sinulta	Oikeutettu etumme tarjota asiakaspalvelua ja vastata yhteydenottoihisi.
Reklamaatioiden ja vaatimusten käsittely	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot, asiakasviestinnän historia ja asiakastyytyväisyyspisteet	Sinulta	Oikeutettu etumme käsitellä reklamaatioita ja vaatimuksia.
Markkinointikyselyjen lähettäminen	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot, asiakasviestinnän historia ja asiakastyytyväisyyspisteet	Sinulta	Oikeutettu etumme kehittää tuotteitamme ja palvelujamme.
Henkilöiden tarkistaminen pakoteluetteloista ja petostietokannoista	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot ja asiakasviestinnän historia	Sinulta ja mahdollisesti kolmansilta osapuolilta	Sovellettavaan pakote- ja rahanpesulainsäädäntöön perustuvat lakisääteiset velvoitteemme sekä oikeutettu etumme estää petoksia.
Ymmärryksen lisääminen sekä tuotteidemme ja viestintämme kehittäminen	Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, ikä, ostotiedot, asiakasviestinnän historia ja asiakastyytyväisyyspisteet	Sinulta ja mahdollisesti kolmansilta osapuolilta, jos suostumus on annettu	Oikeutettu etumme kehittää tuotteitamme ja viestintäämme tai, jos laki sitä edellyttää, suostumuksesi.

 

Huomaathan, että voimme kerätä tai vastaanottaa myös muunlaisia tietoja, jos se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi. 
Voimme tapauskohtaisesti käyttää henkilötietojasi myös sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa tietojen alkuperäisen keräämistarkoituksen kanssa. Tällaisia tarkoituksia voivat olla esimerkiksi tarkastukset, analytiikka, raportointi, innovaatiotoiminta, riitojen ratkaiseminen sekä yritysjärjestelyt.

Suostumuksen peruuttaminen 

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Voit tehdä sen ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun, käyttämällä uutiskirjeessä olevaa peruutustoimintoa tai muuttamalla asetuksiasi Oma sivu -palvelussa, jos se on käytettävissä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Miten luovutamme henkilötietojasi 

Voimme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville vastaanottajaryhmille siinä määrin kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Muille NutraQ-konserniin kuuluville yhtiöille, kun se on tarpeen sisäistä hallintoa ja palvelujen tuottamista varten.
• Viranomaisille ja kolmansille osapuolille, jos laki sitä edellyttää.
• Ammattimaisille neuvonantajille ja liikekumppaneille (esimerkiksi oikeudellisille ja taloudellisille neuvonantajille), kun se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai oikeuksiemme suojaamiseksi.
• Palveluntarjoajillemme (kuten verkkosivusto- ja tietojärjestelmätoimittajille) tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Teemme tarvittaessa henkilötietojen käsittelysopimukset varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään lainmukaisesti.
• Markkinointi- ja analytiikkakumppaneillemme (esimerkiksi puhelinmarkkinointitoimistoille, kumppanuusmarkkinoinnin toimijoille ja Trustpilotille). 

Henkilötietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle 

Voimme tietyissä tilanteissa siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin, esimerkiksi jos palveluntarjoajamme, alihankkijamme tai liikekumppanimme sijaitsevat tällaisissa maissa. 
Jos Euroopan komissio ei ole katsonut kyseisen maan tietosuojan tason olevan riittävä, varmistamme henkilötietojesi suojan muilla asianmukaisilla suojatoimilla. Tällaisia suojatoimia voivat olla Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet. 
Arvioimme tarvittaessa, tarjotaanko kyseisessä maassa henkilötiedoille riittävä suoja. Toteutamme tarpeen mukaan lisätoimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötietojasi suojataan ETA-alueen tietosuojavaatimuksia vastaavalla tasolla. 
Annamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojesi kansainvälisistä siirroista. Jos haluat jäljennöksen sovellettavista suojatoimista, ota meihin yhteyttä jäljempänä annetuilla yhteystiedoilla. 

 

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai sovellettavan lainsäädännön noudattamiseksi. 
Seuraavassa taulukossa esitetään sovellettavat säilytysajat tai niiden määrittämisessä käytettävät perusteet. 
Joissakin tapauksissa voimme säilyttää henkilötietoja pidemmän tai lyhyemmän ajan, esimerkiksi lain niin edellyttäessä tai meitä koskevien tai meidän esittämiemme reklamaatioiden, riitojen tai vaatimusten käsittelyn sitä edellyttäessä. Tällöin poistamme henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä pidempään. 

 

Henkilötietoryhmät	Säilytysaika
Nimi, sukupuoli, ikä, yhteystiedot, osto- ja viestintähistoria, kanta-asiakaspisteet ja asiakastyytyväisyyspisteet	Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen enintään 12 kuukautta tilauksen tai jäsenyyden päättymisestä. Jos asiakkaalla on voimassa olevia kanta-asiakaspisteitä, asiakastietoja säilytetään enintään 36 kuukautta.  Kirjanpitolainsäädännön tai muiden lakisääteisten vaatimusten edellyttämiä tietoja säilytetään niin kauan kuin laki velvoittaa meitä säilyttämään niitä.  Markkinointikampanjoita varten kerätyt muiden kuin asiakkaiden yhteystiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kampanjan päättymisen jälkeen, ellei myöhempään markkinointiin ole saatu suostumusta. Poistamisajankohta voidaan määritellä kampanjaehdoissa. .
IP-osoite, laitteen tyyppi ja käyttöjärjestelmä, sijainti, toiminta verkkosivustolla, klikkaukset, verkkosivustolla vietetty aika jne.	Evästeiden avulla kerättyjen tietojen säilyttämisestä, säilytysajoista ja kolmansien osapuolten pääsystä tietoihin kerrotaan evästekäytännössämme.

 

Tietosuojaoikeutesi 

Sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia. Näitä ovat muun muassa: 

 

Oikeus	Kuvaus
Oikeus saada tietoa	Oikeus saada lisätietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus saada pääsy tietoihin	Oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista, joita käsittelemme.
Oikeus tietojen oikaisemiseen	Oikeus pyytää sinua koskevien tietojen oikaisemista ja täydentämistä.
Oikeus tietojen poistamiseen	Oikeus pyytää tietojen poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole sovellettavaa oikeusperustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen	Oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. .
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen .	Oikeus saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Vastustamisoikeus	Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tähän sisältyy oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista, kuten uutiskirjeistä.

 

Huomaathan, että näihin oikeuksiin sovelletaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisia edellytyksiä ja rajoituksia. Emme siksi välttämättä aina ole velvollisia tai kykeneviä toteuttamaan pyyntöäsi kokonaisuudessaan. 

Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Toivomme kuitenkin, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää mahdolliset väärinkäsitykset. 

 

Kolmannet osapuolet ja sosiaalinen media

Meillä on sosiaalisen median sivuja, joilla kerromme palveluistamme ja olemme vuorovaikutuksessa käyttäjien kanssa, muun muassa Facebookissa, Instagramissa ja TikTokissa. Voimme saada näiden sivujen kautta koottuja tai anonymisoituja tietoja, kuten tilastoja käyttäjien iästä, sukupuolesta ja sijainnista, sekä tietoja, jotka päätät jakaa kanssamme, kuten viestejä, kommentteja ja tykkäyksiä. Näiden alustojen käyttöön sovelletaan niiden omia tietosuoja- ja muita käytäntöjä.  
Toimimme sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa yhteisrekisterinpitäjinä joidenkin alustalla käsiteltävien tietojen osalta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sivuillamme tapahtuvasta toiminnastasi saamamme kootut tilastotiedot. Voit pyytää meiltä lisätietoja tai käyttää tietosuojaoikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä. Emme välttämättä pysty vastaamaan kaikkiin pyyntöihin, jolloin meidän on ehkä ohjattava sinut kyseisen alustan puoleen. 

 

Tietosuojaselosteen muutokset  

Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain, kun katsomme sen tarpeelliseksi. Tietosuojaselosteen ajantasaisin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme.

 

Evästeet 

Kun vierailet verkkosivustollamme, asetamme laitteellesi evästeitä. Lisätietoja evästeiden käytöstä on evästekäytännössämme. 

Yhteys

Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai kommentoitavaa tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, mukaan lukien oikeutesi peruuttaa suostumuksesi. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian ja yleensä viimeistään kuukauden kuluessa.  
Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse: gdpr@nutraq.com.